入退室管理システムとは?-企業の情報を守るためのセキュリティ対策

入退室管理システムとは?

そもそも『入退室管理システム』とは、いったいなにか?
それは、いつ、誰が、どこに入退室したかを正確に記録し管理することです。
企業側が許可した者だけが企業内に出入りできるように、管理者側が運営管理をしやすくするために使うものです。

入退室管理を行う目的

では、なぜ入退室管理をするのでしょうか?2つの大きな目的があります。

まず第一に、企業の生命線といえる、製品やサービスなど企業の持つ商品の他の企業にはない独自性の秘訣を他に知られないように守ることです。 飲食業でいうところの秘伝のタレのレシピに相当するものです。 企業としての独自性をしっかりと守ることで、競合他社と闘える武器を持つことになります。これがなかったら、営業活動の根幹を失ってしまいますので、企業秘密として守っていかなければなりません。

そしてもう1つは、顧客情報を守るということで、これにも2つの理由があります。1つは、競合他社に顧客を取られないように対策を行なって企業の利益を守るということと、もう1つは顧客の個人情報が流出しないように顧客情報を守る責務が企業側にはあるということです。

最低限これらを守るためには、企業として入退室管理システムの導入が必要と思うならば、是非検討していきましょう。

入退室管理システムの役割

入退室管理システムの役割としましては、「関係者以外の入室防止」と「入退室の記録」の2つがあげられます。

出入口を施錠しておくことは防犯上重要なことではありますが、常に大人数の方々の出入りのあるところでは、都度鍵の開け閉めすることは現実的には難しく非効率的です。

しかし『入退室管理システム』を導入することによって、すべての出入口に警備員を配置することなく、部外者の入室を防いだり、特定の部屋への出入りに制限をすることも可能です。

また逐一正確に入退室の記録をすることが自動で行われ、データとして保存することが可能です。導入している認証方法によっては認証時に撮影された映像もデータとして保存でき、すべての入退室データを履歴として保持することができます。さらに保存されたデータは、さまざまな分析や用途に活用することが可能です。

入退室管理システムの主なメリット

導入のメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

1)部外者の侵入を防ぐ

企業の建物や敷地内には、自社の従業員のほかにもアルバイトや派遣、クライアントや下請けまで取引先の会社、清掃員や自販機などの補充員、宅配などの運送業者、ビルを管理する警備員などさまざまな人が日々刻々と出入りしています。

入退室管理システムの導入により、この企業に出入りするすべての人に対して入退室の権限を付与できるので、入退室は、便利かつスピーディにスムーズに行えるようになるでしょう。

2)自分のデスクで入退室をリアルタイムで管理可能

入退室管理システムを導入すると、管理者が入室の権限を付与している全ての人たちの入退室の状況をリアルタイムで自分のデスクにいながら管理できるようになります。

3)トラブルへの迅速な対応

入退室管理システムによって管理されると、企業内で何か問題が起こった際は入退室の履歴を時系列で確認できます。また認証時にエラーなった際にアラートなどで警告するなどの防犯対策を施すことも可能です。そのため、トラブルに対してもより迅速な対応が期待できるでしょう。

4)省人化によるコストとリスクの軽減

入退室管理システムによりICカード認証や生体認証などで入退室が可能となります。
このようにシステムが人の代わりに警備を担うため、厳正な入退室の管理と省人化を実現できます。システム化することで、人件費や人的ミスに対するリスク軽減にもつながるでしょう。

5)入退室データの活用

入退室の記録データはもちろん、誰がいつ入室し、いつ退室したかを、認証カメラや監視カメラの映像に残すこともできますので、何かあった場合に、検証データや証拠として活用できます。

また毎日のタイムカードとして利用することも可能で、経理事務で転用でき、入退室管理と勤怠管理の一石二鳥の使い方もできます。

自社に合った『入退室管理システム』を導入するために

自社のどういった入退室を管理したいのか、どう使ったら入退室管理システムの管理機能を最大化できるのか、というところをよく考えてください。

自社のどこを、どんな風に管理できたら、理想の入退室管理となるのでしょうか?
そこが大事です。そこがブレると、計画を練っているうちに、最初の意図と違ったところへ進んでしまうことがあるからです。建物内の間取り図を出して、最も行いたいところをしっかりと洗い出しましょう。

まず『どこを管理するのか』を決めましょう。
何人くらいの利用者になりますか?
どんな制限が必要なのですか?

そして管理するために『何を使って管理するのか』を決めていきましょう。目的を達成するためには、どんな手段が必要でしょうか?自社にあったサービスや製品や機材を選んで、初期費用や維持費などのコストとのバランスをチェックし、入念な導入準備を行っていきましょう。

専門家のアドバイスが必要であれば、弊社は喜んでご相談に乗らせて頂きます。
ご相談はお気軽に。こちらからどうぞ。

公開日:2021/11/16