大手企業ビル守衛室の課題を解決！カードリーダー型入退室管理システムの最適な活用法

1. 大手企業ビル守衛室の課題：手書き管理の限界

大手企業が多数入居するオフィスビルの守衛室では、これまで手書きの入退室管理表を使用し、来訪者が記載した情報を確認したうえで、入退室用のカードを手渡す流れをとっていました。
しかし、運送会社や協力会社など、日々多くの外部業者が訪れるため、管理が煩雑になり、記入漏れや確認ミスが発生しやすい状況でした。

2. S-TEKTの提案：仮カードと本カード（入館証）による効率的かつ安全なゲスト受付

S-TEKTは、これらの課題を解決するために、カードリーダー型入退室管理システムを活用した、効率的かつ安全なゲスト受付方法を提案しています。

ポイントは、事前登録された「仮カード」と、館内専用の「本カード（入館証）」を組み合わせることです。

具体的には、下記のような流れになるように提案いたしました。

(1) ゲストの事前準備: あらかじめゲスト用の仮カード（受付用）を発行し、会社名、氏名、連絡先をシステムに登録しておきます。
(2) 受付での入館手続き: ゲストは受付で仮カードをカオゲートにかざします。システム上で本人確認が完了したら、館内専用の本カード（入館証）を支給します。
(3) 本カード（入館証）の管理: 本カードは常駐の警備員（受付員）が管理します。仮カードをかざして取得したデータに基づき、本カードの管理番号をシステムに入力することで、入館記録を登録します。
(4) 館内でのアクセス管理: 本カードには、必要最低限のアクセス権限のみを付与します。物理的な入館証としてゲストに携帯させ、館内での行動を明確化します。
(5) 退館手続き: ゲストは退出時に仮カードをカオゲートにかざし、本人確認を行います。本カードを警備員に返却し、システム上で「返却済み」として処理します。
(6) 未返却時の対応: 24時間経過後も本カードが返却されない場合、システムがアラートを発出します。「未返却」状態を表示し、担当者へ通知することで、迅速な対応を促します。

さらに、S-TEKTは、セキュリティリスクを低減するために、オフラインPCと連携したタブレット端末を活用する方法を提案しました。これにより、インターネット接続を介した不正アクセスや情報漏洩のリスクを回避し、安全な入退室管理を実現します。

3. まとめ

S-TEKTのカードリーダー型入退室管理システムは、仮カードと本カードを組み合わせることで、ゲスト受付業務の効率化とセキュリティ強化を両立させることができます。

今後もS-TEKTは、お客様のニーズに合わせた入退室管理システムを提供し、安全で快適なオフィス環境づくりに貢献してまいります。