来訪者入退室管理表の効率化とセキュリティ強化！ICカードシステムで実現するスマートなオフィス運営

1. なぜ「来訪者入退室管理表」が必要なのか？

来訪者入退室管理表は、単なる記録以上の役割を果たします。

(1) セキュリティ強化: 不審者の侵入を防ぎ、社内の安全を確保します。誰がいつ、どこにいたのかを明確にすることで、万が一の事態発生時にも迅速な状況把握と対応が可能になります。

(2) コンプライアンス遵守: 業種によっては、来訪者の情報を一定期間保存することが義務付けられている場合があります。

(3) 業務効率化: 紙ベースでの運用では、記入漏れや字の判読が困難な場合があり、管理業務が煩雑になりがちです。システム化により、これらの課題を解消し、業務効率を向上させることができます。

(4) 企業の信頼性向上: 適切に管理された入退室は、来訪者に対しても企業のセキュリティ意識の高さを示すことができ、信頼感を与えます。

2. ICカード入退室管理システムで実現する来訪者管理

紙の来訪者入退室管理表からICカードシステムへの移行は、多くのメリットをもたらします。

(1) 正確な情報記録: ICカードを使用することで、来訪者の氏名、訪問先、入退室日時などが自動的にシステムに記録されます。手書きによる記入漏れや誤記のリスクをなくし、正確なデータを蓄積できます。

(2) スムーズな入退室: 来訪者は受付でICカードを受け取り、カードリーダーにかざすだけで入室できます。これにより、入退室時の混雑緩和と、来訪者の待ち時間の短縮につながります。

(3) リアルタイムな状況把握: システムを通じて、現在誰が社内にいるのか、どのエリアにいるのかなどをリアルタイムで把握できます。緊急時や避難時にも、迅速な状況確認が可能です。

(4) 履歴の一元管理: 過去の来訪履歴をシステム上で一元管理できます。特定の期間の来訪者データを検索したり、レポートを作成したりすることも容易になり、監査対応などもスムーズに行えます。

3. 実践！ICカード入退室管理システムの運用事例

S-TEKTでは、お客様の多様なニーズに応じた入退室管理システムの構築を数多く手がけています。ここでは、ICカードシステムを用いた来訪者管理の具体的な事例をご紹介します。

以前、ある企業様から「毎日出入りが発生する業者向けのセキュリティを強化したい」というご相談をいただきました。当初は、以下のような2段階の入退室管理を検討されていました。

① 業者に専用の入退室カードを持たせ、1台目のカードリーダーにかざす。

② 守衛が1台目の記録を確認後、本入館用のカードを渡し、2台目のカードリーダーを通って入館する。

③ 退出時は本入館用のカードを守衛に返却する。

この運用案の背景には、「本入館用のカードを業者が外部で紛失した場合のリスクを避けたい」というご懸念がありました。しかし、この運用では守衛の負担が大きく、カードの貸し出し・回収忘れのリスクも伴います。

そこでS-TEKTは、入退室管理システムを深く理解し、自社で設計・施工・設定ができる強みを活かし、1台のシステムでこのご要望を実現する提案をしました。

(1) 1台のシステムで運用集約: 2台のカードリーダーを設置する代わりに、1台のICカード入退室管理システムに機能を統合。

(2) アラート機能の活用: カードの回収忘れを防ぐため、特定の時間になってもカードが返却されない場合に自動でアラートを発する機能をシステムに実装。

(3) 特定の時間帯のみ有効なカードの発行: 業者向けのICカードに、入退室が許可される時間帯を限定する設定を付与。これにより、紛失した場合でも無制限に使用されるリスクを低減。

このシステム構築により、企業様は守衛の業務負担を大幅に軽減し、カードの回収忘れなどのヒューマンエラーによるリスクも低減できました。S-TEKTは、お客様の現場の運用を深く理解した上で、最適なシステムを構築することで、結果的にコスト削減とセキュリティ強化の両立を実現しました。

4. 導入を検討する際のポイント

ICカード入退室管理システムを導入する際には、いくつかの重要なポイントがあります。

(1) システムの拡張性: 将来的に従業員数や来訪者数が増加した場合、システムをスムーズに拡張できるかを確認しましょう。

(2) 既存システムとの連携: 勤怠管理システムや監視カメラシステムなど、既存のシステムとの連携が可能かどうかも重要な選定基準です。

(3) セキュリティ対策: データ暗号化、アクセス権限管理、監査ログ機能など、システムのセキュリティ機能を確認しましょう。

(4) サポート体制: システム導入後のトラブル対応やメンテナンスなど、ベンダーのサポート体制が充実しているかを確認しておくことが重要です。

(5) コストパフォーマンス: 初期導入費用だけでなく、ランニングコストも含めて総合的なコストパフォーマンスを評価しましょう。

5. まとめ：未来のオフィスセキュリティへ

来訪者入退室管理表の電子化は、セキュリティ強化と業務効率化を同時に実現するための重要なステップです。ICカード入退室管理システムは、その中心的な役割を担い、企業の安全と信頼性を高める上で不可欠なツールとなりつつあります。

S-TEKTは、お客様の具体的な課題や運用状況を深く理解し、最適な入退室管理システムのご提案から設計、施工、設定まで一貫してサポートいたします。2重の入退室管理システムを検討されていた企業様の事例のように、表面的な課題だけでなく、真のニーズを掘り起こし、実運用に即した最適なソリューションを提供することで、お客様のセキュリティと業務効率化に貢献しています。貴社のセキュリティ強化、そして来訪者管理の効率化に向けて、ICカード入退室管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。ご不明な点がございましたら、いつでもS-TEKTにご相談ください。